¿Cómo está su organización actualmente haciendo un seguimiento de sus políticas y procedimientos? ¿Cuáles son sus principales problemas con su sistema actual?

El mayor problema con las políticas y procedimientos es que nadie está dispuesto a admitir que son largos, tediosos y difíciles de ejecutar en la vida real. Si realmente marcó quién los sigue al pie de la letra, espero que sea una cantidad sorprendentemente pequeña de personas en su empresa.

El otro problema es comunicar los cambios a las políticas y procedimientos, especialmente en industrias donde las mejores prácticas y actividades de cumplimiento evolucionan rápidamente. Esto tiene un costo enorme. Imagine capacitar o decirle a 10,000 personas que un proceso central ha cambiado, y luego asegurarse de que todas esas personas realmente estén siguiendo el proceso cambiado. Es imposible. Hasta ahora.

Después de hablar con muchas empresas sobre este problema, hemos creado

Tallyfy

para resolver estos problemas de una manera simple. Si las personas usan herramientas en tiempo real cuando se deben realizar procesos distribuidos, entonces se logra lo siguiente:

• Puede implementar un cambio en un proceso y afectará a todos, en tiempo real. La próxima vez que alguien haga un proceso, verá una gran señal que dice “este paso es diferente a cómo lo hiciste antes”
• Puede realizar un seguimiento y ver los procesos que realizan los equipos distribuidos en tiempo real.
• Puede asignar roles / responsabilidades para cada paso en una lista de verificación, e incluso configurar partes externas como socios y clientes para que se involucren en un proceso, suponiendo que tenga la versión en la nube de Tallyfy.
• Puede activar otros sistemas y acciones automáticamente desde los pasos.
• Puede hacer análisis adecuados sobre todo.

Claramente, la mayor parte de esto es muy difícil o imposible de hacer cuando las políticas y los procedimientos están en los documentos.

Tenga en cuenta que publicar cosas es casi inútil, ya que muy pocas personas leen documentos grandes o miran cuadros de procesos. La clave es tener un enfoque simple que facilite HACER y SEGUIR las políticas y procedimientos, que es el tipo de simplicidad que buscamos incorporar a Tallyfy.

Cómo nuestra organización realiza un seguimiento de sus políticas y procedimientos
Las políticas se mantienen en la intranet de la empresa y se actualizan trimestralmente.

Los principales problemas con el sistema actual.
Pocos empleados realmente usan el sistema como estaba previsto. En cambio, la mayoría hace una búsqueda de palabras clave. Aunque esto los conecta con el contenido, no necesariamente los conecta a todo el contenido. Como resultado, no entienden toda la historia. Y esas brechas crean riesgos.

Solucionando el problema
Rediseñar toda la intranet de la empresa no es una opción. Rediseñar el manual de políticas es una venta difícil. Lo que queda es resolver los factores humanos que contribuyen a este problema. Suena como un trabajo de capacitación, comunicación y liderazgo …

Desde una perspectiva de política de cumplimiento de servicios financieros.

Mi experiencia personal es la misma que escribió Alexey Leshchenko.

En nuestro caso, estamos utilizando un wiki de Confluence para documentar y compartir políticas en lugar de introducir cualquier “software especializado”.

¿Por qué?

1. Los derechos de acceso se pueden administrar de manera eficiente mediante la definición precisa de grupos (de usuarios).
2. Los documentos obsoletos se pueden encontrar automáticamente mediante el complemento de archivado.
3. Existen múltiples complementos de Diagramación asequibles y potentes para que Confluence visualice los procesos.
4. A través de cientos de complementos adicionales de Confluence, hay muchas posibilidades de automatización (que, estoy totalmente de acuerdo, es la clave del éxito).

Alexey: estoy completamente de acuerdo con todas tus sugerencias de antídoto.

La que se destaca después de la necesidad de comunicarse regularmente con los empleados es su sugerencia de ” Automatizar, automatizar, automatizar”. Es importante que haya suficientes controles y balances automatizados para garantizar las mejores prácticas de la industria con la creación de políticas y que todas las políticas, procedimientos y procedimientos operativos estándar se mantengan actualizados automáticamente.

Recursos de gestión de políticas y procedimientos