Tengo que ser franco. Tiene una tarea poco envidiable que no tendrá mucho valor para su cliente. Su cliente es flojo (o no tiene tiempo) y hay alguien débil sentado al frente de sus operaciones financieras. Sinceramente, no digo que esto sea insultante.
Esta es una decisión muy importante que no se puede externalizar, en mi opinión.
No conozco ninguna compañía que haga su contabilidad en el reverso de una servilleta. Todos usan algún tipo de software. Todos ellos hacen básicamente lo mismo; pagar facturas, cobrar cuentas por cobrar, administrar inventario, nóminas, producir estados financieros y registrar asientos de diario. Algunos de ellos están diseñados para hacer lo mínimo y se adaptan mejor a las empresas familiares con requisitos muy simples. Otros son altamente complejos, diseñados para empresas de miles de millones de dólares con operaciones en todo el mundo (es decir, filiales múltiples, moneda extranjera, etc.). Puede gastar $ 50 en el extremo inferior o millones en el extremo superior.
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Puedes ponerte a trabajar en uno de estos:
O bien, podría conducir al trabajo en uno de estos:
Uno podría argumentar que una de las opciones lo lleva allí con estilo, pero ambos lo llevarán a trabajar.
Me gusta llamar a la segunda opción “disparar a una hormiga con una pistola de elefante”. Claro, debe tener un software que cree que el negocio acomodará a su negocio del futuro, pero la pregunta es: “¿Cuánto necesita realmente?”
Claramente, si tiene un negocio de $ 1 millón al año, no tiene ningún negocio comprando software de contabilidad que le costará $ 500K (necesita el paquete de $ 500).
En mi opinión, las únicas razones legítimas por las que las empresas deberían cambiar su software de contabilidad son:
- El software actual es incapaz de cumplir con los requisitos actuales o futuros a corto plazo o,
- La compañía está experimentando ineficiencias masivas e incurriendo en costos significativos (recursos humanos) manteniendo su contabilidad con el sistema actual
El software a veces se compra por razones equivocadas. A veces, tiene motivaciones políticas. El CEO le dice al CIO: “¿Qué has hecho por mí últimamente?” “Oh, acabamos de implementar un nuevo paquete de contabilidad”, es la respuesta. “Genial, sigan con el buen trabajo”. dice el CEO. El CIO le hace un guiño al CEO. Ninguno de los dos tiene idea de lo que eso significaba realmente, en términos de beneficios prácticos.
He visto a una compañía gastar millones de dólares en un paquete de contabilidad por el cual el resultado final fue en realidad peor que la solución anterior. Todos los contadores se quejaron de la mierda que era el nuevo software (sin embargo, el CIO y el CEO se dieron palmadas en la espalda). La verdad es que no había nada malo con el paquete anterior. La compañía pudo pagar sus facturas, producir estados financieros, cobrar sus cuentas por cobrar y hacer todo lo que se suponía que debía hacer antes del cambio.
Sin duda te preguntas a qué me refiero con que tienes una tarea poco envidiable.
Lo que quise decir con eso es que no hay forma posible de que una empresa de consultoría comprenda completamente qué deficiencias se encuentran en las operaciones contables actuales, al menos a un nivel detallado. Para ser honesto, ni siquiera un CFO de la compañía lo sabría. Están demasiado lejos de las operaciones contables diarias para comenzar a tener una comprensión rudimentaria de lo que atraviesan las personas en las trincheras (y, francamente, no les importa). Se necesita un controlador manual (u otra persona que supervise las operaciones diarias) para comprender completamente las dificultades que experimenta el personal. Es desde esta comprensión y perspectiva que se puede compilar una lista de ‘ requisitos ‘. Esta lista de requisitos es el documento clave que debe ser donde las decisiones de 1) reemplazar, 2) solucionar de forma procesal o 3) solucionar sistemáticamente los problemas actuales. Los requisitos, por supuesto, deben sopesarse cuidadosamente contra los costos necesarios para tratar con ellos y luego se debe tomar una decisión ejecutiva.
Contadores Ahora, la verdad honesta acerca de los contadores es que siempre están bajo una inmensa presión para desempeñarse. En la práctica, a menudo trabajan para cumplir con plazos no negociables, cuando otros miembros de la compañía están en casa relajándose y cenando con sus familias. Están constantemente pateando tan fuerte como pueden, solo tratando de mantener su cabeza fuera del agua.
Implementación de software . La verdad honesta sobre la implementación de un nuevo sistema de contabilidad es que son un verdadero dolor de cabeza. Durante mis 20 años de carrera, he supervisado media docena de implementaciones completas de software de contabilidad. Ninguno de ellos fue agradable y la mayoría fue una pesadilla (y no porque no sé por qué lo estoy haciendo). Se requieren meses de planificación, preparación, descarga de datos, pruebas, configuración y funcionamiento en paralelo antes de que un nuevo sistema de contabilidad pueda entrar en funcionamiento. Inmediatamente ‘apretar el gatillo’ sin ninguno de estos pasos sería imperdonablemente irresponsable y extremadamente arriesgado. Hay cientos de cosas que pueden salir mal. La capacitación es necesaria para acomodar el nuevo sistema. Las quejas deben tratarse (“Oye, ¿cómo es que ya no hace esto?). Se deben desarrollar nuevos procedimientos operativos para acomodar el nuevo sistema. Es posible que se necesiten modificaciones para cambiar el código existente del nuevo software. Y , alrededor de un centenar de otros temas sobre los que no tengo tiempo para escribir.
Ahora combine estas dos verdades (es decir, 1) cuán ocupados están los contadores y 2) la adversidad en una nueva implementación) y podrá ver mejor cómo este cambio no debe tomarse a la ligera.
Si, al final del día, se reduce a “debe hacerse, en el mejor interés de la empresa”, entonces, por todos los medios, hágalo (si tiene el presupuesto y los beneficios claramente superarán a los dos). y costos suaves, combinados con eficiencias significativamente mayores logradas). Pero, mi mejor consejo es conocer completamente las razones por las cuales lo está haciendo. Si no puede explicarlo claramente en una buena propuesta de 50 páginas, le aconsejaría que se abstuviera.
Espero que estas ideas hayan sido útiles.